Meldeweg Melderportal

Die Meldungen an das Krebsregister erfolgen über ein sog. Melderportal im Internet. Jede Meldestelle erhält einen eigenen gesicherten Zugang und kann im Vorfeld grundsätzlich zwischen einer manuellen Erfassung der Meldungen und der Möglichkeit, schnittstellenkonforme Dateien ihres Tumordokumentationssystems hochzuladen, wählen.

Manuelle Erfassung im Melderportal

Dieser Meldeweg ist insbesondere für Meldestellen gedacht, die nicht über ein eigenes Tumordokumentationssystem verfügen und eine überschaubare Menge an Meldungen abgeben. Sie können den landesrechtlich vorgesehenen Meldeanlässen entsprechend aus verschiedenen Meldungstypen den jeweilig zutreffenden wählen und zu jedem Fall die Dokumentation der entsprechenden Angaben gemäß onkologischem Basisdatensatz in entsprechenden Meldungsmasken vornehmen.

Das Melderportal bietet dabei die dauerhafte Einsichtnahme in alle Meldungen der eigenen Meldestelle sowie die Möglichkeit der nachträglichen Vervollständigung/Bearbeitung. Aus datenschutztechnischen Gründen sind die Identitätsdaten hiervon allerdings ausgenommen. Die Identifizierung Ihrer Patienten erfolgt über die Patientenidentifikationsnummer, die Sie in Ihrem Klinik- oder Praxisverwaltungssystem benutzen.

Im Abschnitt „Anleitungen für die manuelle Erfassung“ finden Sie Hilfestellung für die Eingabe der Meldungen zu den verschiedenen Meldeanlässen.

Upload von schnittstellenkonformen Dateien im Melderportal

Insbesondere Melder, die über ein eigenes Tumordokumentationssystem verfügen und darin bereits alle relevanten Informationen zur Tumorerkrankung eines Patienten vorhalten, können diesen Meldeweg wählen. Sofern ihr eigenes System einen Export im vorgegebenen Format ermöglicht, kann die exportierte Datei im Melderportal des Krebsregisters hochgeladen und verarbeitet werden.

Für das Krebsregister SH ist die zum gesetzlich vorgeschriebenen onkologischen Basisdatensatz erstellte, bundesweit gültige XML-Schnittstellendefinition in der jeweils aktuellen Version (derzeit 3.0.1, s. u. ) anzuwenden – zuzüglich der landesspezifischen Erweiterung „Diagnoseanlass“, die im Rahmen der sog. „Zusatzitems“ (s. u.) zu übermitteln ist. Um die Meldungen über die Verwaltungsanwendungen von Vertrauens- und Registerstelle adäquat verarbeiten und den gesetzlichen Anforderungen hinreichend zu genügen, sind für die xml-Meldungen an das Krebsregister SH zudem bestimmte Compliance-Level zu berücksichtigen.

Sollten Sie als Melder den Meldeweg „Upload von schnittstellen-konformen Dateien“ bedienen wollen, informieren Sie bitte frühzeitig die Vertrauensstelle unter krebsregister-sh@aeksh.de, damit wir Sie bzw. Ihren Software-Hersteller mit den weiteren Informationen zu den o. g. Punkten versorgen können.

Bevor wir Ihre Meldungen auf diesem Weg endgültig entgegennehmen können,  gilt es die Schnittstellenkonformität des Tumordokumentationssystems zu prüfen, z.B. durch die Vorab-Prüfung von Test-Datensätzen. Wenn die Prüfung der Test-Daten erfolgreich absolviert wurde, erhalten Sie von uns Ihre Zugangsdaten für das Melderportal sowie eine Kurzanleitung zu dessen Bedienung (s. u.).

Sollten Sie bereits per „manueller Erfassung“ im Melderportal Meldungen angelegt haben und nun den Meldeweg auf „Upload“ wechseln wollen, sind bestimmte Vorkehrungen zu treffen. Bitte kontaktieren Sie uns frühzeitig unter vs@krebsregister-sh.de.

Übersicht der Zusatzitems für das KRSH

Kurzanleitung Melderportal Upload

Ab Frühjahr 2023 beim KRSH: Neue Schnittstellenversion 3.0 des onkologischen Basisdatensatzes

Meldestellen, die über ein Dokumentationssystem verfügen, in welches eine abgenommene XML-Schnittstelle mit dem oBDS-Schema (vormals ADT/GEKID-XML-Schema) integriert ist, können hierüber Pakete von Meldungen „schnüren“ und als Datei über das Melderportal ans Krebsregister übermitteln (s.o.).

Die neue Schnittstellenversion 3.0 berücksichtigt die am 12. Juli 2021 im Bundesanzeiger veröffentlichte neue Version des einheitlichen onkologischen Basisdatensatzes (oBDS) und seine organspezifischen Ergänzungsmodule. Das oBDS-XML-Schema stellt die Weiterentwicklung des bisherigen ADT-GEKID XML-Schemas Version 2.2.2 dar. Mehr Strukturen und Vorgaben sowie regulierte Freiheitsgrade sollen bewirken, dass die Meldenden bei der Erfassung besser unterstützt werden, was im Umkehrschluss nachträgliche Rückfragen durch die Landeskrebsregister reduzieren kann.

Die Landeskrebsregister – so auch das Krebsregister Schleswig-Holstein – werden voraussichtlich ab dem Frühjahr 2023 Meldungen nach der Version 3.0.0 (bzw. 3.0.1) entgegennehmen. Ältere Versionen werden nach einer Übergangszeit nicht mehr angenommen!

Für „Schnittstellen-Melder“ bedeutet das:

Die aktuelle Schnittstelle xml 2.2.2 verliert in absehbarer Zeit ihre Gültigkeit und wird dann nicht mehr für die Meldungen an das KRSH einsetzbar sein. Damit „Schnittstellen-Melder“ ihrer gesetzlichen Meldepflicht weiter nachkommen zu können, ist eine Aktualisierung auf die neue Schnittstellenversion oBDS 3.0.1 unabdingbar.

Alle „Schnittstellen-Melder“ sind daher aufgefordert, sich rechtzeitig bei ihrem Softwarehersteller nach dem Sachstand der Implementierung der neuen oBDS-Schnittstelle in der Schema-Version 3.0.1. zu erkundigen. Bestenfalls kennt der Softwarehersteller den ergänzenden Umsetzungsleitfaden, hat die Implementierung des neuen XML-Schemas bereits begonnen und kann über seine Zeitplanung informieren. Um sicherzustellen, dass die Integration der neuen Schnittstelle ins System erfolgreich war, und sie kompatibel ist mit dem Melderportal des Krebsregisters SH, ist  – wie beim vorherigen großen Versionssprung auch  – vor dem ersten „echten“ Einsatz ein Prüfverfahren beim Krebsregister zu durchlaufen. Hierzu gilt es für die „Schnittstellen-Melder“, sich mit der Vertrauensstelle abzustimmen .

Bei weiteren Fragen sowie zur Abstimmung des Prüfverfahrens wenden Sie sich gerne an die Vertrauensstelle unter Tel. 04551 803 852.

Hilfreiche Links hierzu:
Inhaltliche Darstellung und Informationen zum oBDS
Umsetzungsleitfaden
Hinweise aus der Plattform § 65c

Anleitung manuelle Erfassung

Freischaltung des Zugangs und Registrierung im Melderportal (sowie Kurzanleitung zur Erfassung von Meldungen)

In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie die erstmalige Freischaltung Ihres Zugangs und Ihre Registrierung im Meldeportal vornehmen können. Eine „Kurzanleitung“ zur Erfassung von Meldungen ist ebenfalls inkludiert.

Anleitung zur manuellen Erfassung im Melderportal

Vom Freischalten des Zugangs bis zum Übermitteln von Meldungen wird hier nahezu jeder Schritt bei der Arbeit mit dem Melderportal beschrieben. Bitte benutzen Sie die Lesezeichen am Rand des Dokuments, um schnell zu den gewünschten Themen wie z.B. “Ändern von Patientendaten”, “Aufrufen von Nachrichten”, “Datenrückmeldung” incl. “Aufwandsentschädigung” oder die Liste der Ersatzkodes zu gelangen.

Melderportal

Hier geht es zum Melderportal auf dem Meldungen für das klinische Krebsregister eingegeben bzw. hochgeladen werden können.

Unterrichtung von Patientinnen und Patienten und Forschungsvorhaben

Unterrichtung von Patientinnen und Patienten

Die Patientin/der Patient ist vom Meldenden von der Meldung an das Krebsregister SH zum frühestmöglichen Zeitpunkt zu unterrichten und auf das jederzeitige Widerspruchsrecht gegen die dauerhafte Speicherung der Identitätsdaten hinzuweisen (s. u.). Dies kann durch ein Informationsblatt geschehen, welches über den Zweck der Meldung und das Widerspruchsrecht aufklärt.

Sollte z.B. der aktuelle psychische Zustand einer Patientin bzw. eines Patienten die Unterrichtung nicht zulassen, so ist diese zum frühestmöglichen Zeitpunkt nachzuholen.

Für Pathologinnen und Pathologen, die ja im Rahmen ihrer Tätigkeit keinen direkten Kontakt zu Patientinnen oder Patienten haben, gibt es bei der Meldebegründung die Möglichkeit „ohne Patientenkontakt“ auszuwählen.

Widerspruchsrecht von Patientinnen und Patienten

Patientinnen und Patienten haben das Recht, der dauerhaften Speicherung der Identitätsdaten zu widersprechen. Der Widerspruch muss bei der Vertrauensstelle oder einer Ärztin oder einem Arzt zur Weiterleitung an die Vertrauensstelle schriftlich eingelegt werden. Im Falle eines Widerspruchs werden die Identitätsdaten der Patientin bzw. des Patienten nach der Verarbeitung in der Vertrauensstelle gelöscht. Dauerhaft wird dann nur ein nicht rückentschlüsselbarer Code in der Vertrauensstelle gespeichert.

Teilnahme an Befragungen im Rahmen von Forschungsvorhaben

Nur durch Forschung lassen sich die Heilungschancen und die Behandlung von Krebserkrankungen verbessern. Einige Forschungsfragen lassen sich nur beantworten, wenn man die Patientinnen und Patien­ten im Rahmen besonders wichtiger, von der obersten Landesgesundheitsbehörde zu genehmigenden Forschungsvorhaben direkt befragt.

Im Falle eines nach § 10 Krebsregistergesetz Schleswig-Holstein (KRGSH) von der obersten Landesgesundheitsbehörde genehmigten Forschungsvorhabens werden die Personenangaben der Vertrauensstelle und die klinisch-epidemiologischen Daten der Registerstelle zusammengeführt und an den Antragsteller übermittelt.

Im Rahmen einer Studie kann dieser dann eine schriftliche oder (fern-)mündliche Befragung der Patientinnen und Patienten durchführen (§ 14 KRGSH). Eine (fern-)mündliche Befragung wird mindestens drei Wochen vor dem geplanten Ter­min schriftlich angekündigt, die Patientinnen und Patienten werden dabei über den Zweck des Vorhabens und den Inhalt der Fragen informiert.

Entschließt sich eine Patientin oder ein Patient zum Widerspruch und somit für die Löschung seiner Personenangaben im Krebsregister, kann sie bzw. er nicht mehr von Studienstellen kontaktiert werden und somit nicht mehr an Befragungen zu wissenschaftlichen Forschungsvorhaben teilnehmen. Wenn sie bzw. er der dauerhaften Speicherung nicht widerspricht, kann sie bzw. er sich jederzeit frei entscheiden, ob man an einer konkreten Forschungsfrage teilnehmen möchte.